Bart van Diepenbeek is Operationeel Directeur bij Proud Experts en voormalig Vice President & COO CDD KSS bij Rabobank

De afgelopen jaren waren een wake-up call voor de sector als het gaat om het voldoen aan wet- en regelgeving in het kader van het bestrijden van financiële criminaliteit. De miljoenenboetes en -schikkingen vlogen over tafel, waarbij de affaire bij ING voor de meeste opschudding zorgde. Duidelijk was dat er meer aandacht moest worden besteed aan compliance.

Customer Due Diligence
CDD (Customer Due Diligence) is het proces waarbij een bedrijf de identiteit van zijn klanten verifieert en de mogelijke risico's voor de relatie beoordeelt. Letterlijk vertaalt staat CDD voor ‘gepaste zorgvuldigheid’. Met de term KYC (Know Your Customer) wordt meestal vrijwel hetzelfde aangeduid: ken je klant en wees aantoonbaar op de hoogte van de risico’s die hij of zij met zich meebrengt.

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) vormt het centrale juridische raamwerk achter CDD en KYC. Samen met onder meer De Nederlandsche Bank maakt de AFM flink werk van het toezicht op de naleving van de Wwft.

De uitdagingen in CDD

In mijn eigen ervaring, als manager van omvangrijke (internationale) CDD-teams, kan ik je vertellen dat het geen sinecure is om CDD adequaat te operationaliseren. Nog altijd hebben zelfs de grote systeembanken het dossier niet volledig op orde. Om je een beeld te geven van de complexiteit van CDD zet ik hieronder een viertal uitdagingen op een rij die de sector voor zijn kiezen heeft gekregen de afgelopen jaren: de vakinhoud, vertaling van regelgeving, deskundige capaciteit en organisatie en inrichting van werkzaamheden.

1. Vakinhoud
De vakinhoud van CDD is razend interessant, maar ook complex en veeleisend. Klantinformatie actief ophalen, verschillende (ook externe) bronnen raadplegen, signalen oppikken (flagging) én de juiste opvolgende actie in gang zetten: het hoort er allemaal bij. Je klanten echt goed leren kennen is niet makkelijk en het uitzetten van een efficiënt ‘sleepnet’ in de vorm van gestandaardiseerde werkprocessen en procedures is geen volledige oplossing. CDD vereist de nodige handmatige acties en deskundig eigenaarschap op dossierniveau.

2. Vertaling van regelgeving
CDD-wetgeving is aan verandering onderhevig en kan internationaal bovendien uiteen lopen. De Wwft voorziet niet in ondubbelzinnige regels, maar schetst een bandbreedte. Het is aan de financials om binnen de lijntjes te kleuren. Het gevolg is dat CDD net zoveel te maken met compliance als met risk. En risk is ook een beleidsdomein.

Anders gesteld: de vertaalslag van wetgeving naar eigen beleid bepaalt impliciet de risk appetite (risicobereidheid) van de financieel dienstverlener. Voor efficiënte en verantwoorde uitvoering van het CDD-activiteiten is het van groot belang dat de dienstverlener zijn risicobereidheid goed in beeld heeft.

3. Deskundige capaciteit
Er is een nijpend tekort aan CDD-experts. Vooral het profiel zeer ervaren CDD-analist is nauwelijks te vinden en (daardoor) vrijwel onbetaalbaar geworden.

4. Organisatie en inrichting
CDD kost geld en het beheersen van de kosten is een issue. Kosten komen niet alleen voort uit de operationele activiteiten zelf, maar daarnaast uit een keur facilitaire werkzaamheden. Beleid, procedures en systemen moeten bijvoorbeeld voortdurend worden aangepast aan (veranderende) wetgeving. Teams moeten worden getraind en up-to-date gehouden. Als de verslaglegging niet op orde is werk je voor niets en fatsoenlijke kwaliteitsbewaking en -procedures zijn ook van onmisbaar belang.

Er zijn ook uitdagingen in de differentiatie van de workflow en de taakverdeling. CDD-analisten moeten regelmatig veel tijd besteden aan randzaken, zoals het ophalen en samenvoegen van data uit verschillende systemen, het uitvoeren van routinechecks en het vullen van dossiers. Dit terwijl ik én deze professionals zelf graag zouden zien dat ze zich volledig kunnen bezighouden met onderzoek en analyse.

WAT: Working Apart Together

CDD zal de komende jaren versneld automatiseren, maar het werkveld zal nog lang afhankelijk zijn van deskundige professionals en het zal nog een tijd duren voordat het gros van hen ‘ertussenuit’ kan. In de tussentijd kan veel bereikt door werkzaamheden beter te ordenen en efficiënter in te richten. Dat kan bijvoorbeeld door taken en activiteiten te scheiden, waarbij CDD-analisten volledig worden vrijgemaakt voor onderzoek en analyse.

Proud Experts bereikt goede resultaten (onder andere verlaging van de kosten en verbetering van de performance en klantbeleving) met een model van modulaire uitbesteding van CDD-activiteiten voor diverse financiële opdrachtgevers. De kern van deze werkwijze wordt gevormd door onze zogenaamde ‘prepteams’ die veel voorbereidend en inventariserend werk doen, zodat kostbare analisten zich volledig kunnen richten op onderzoek en analyse.

Op afstand, maar toch dichtbij
Werkzaamheden worden gescheiden en de preppers pakken een hoop zelfstandig op. Daarbij letten we er wel op taken en verantwoordelijkheden altijd zorgvuldig af te bakenen. De teams worden ‘dedicated’ opgesteld rondom de senior analisten en accountmanagers. Zo ontstaat er een persoonlijke werkrelatie, op afstand maar mét voortdurend open lijnen. De CDD-analist kan tijdens het proces verdiepende vragen stellen en krijgt aan het einde van de rit een dossier ter beoordeling. Daar kan hij de echte analyse uitvoeren en tot een eigen conclusie komen.

We hebben inmiddels ervaring met dit model in trajecten voor verschillende (middel-)grote Nederlandse banken. Binnen de organisatie wordt het WAT-principe ook met andere financiële dienstverleners uit in het hypotheekacceptatieproces toegepast. De bekende voordelen van uitbesteding komt ook goed tot hun recht als het gaat om WAT: we maken de inhoud van het werk flexibeler en opdrachtgevers kunnen makkelijker schalen dan partijen die volledig inzetten op eigen aanwas op de besproken rollen.

Facilitaire support
Het WAT-model met prepteams is toepasbaar bij onboarding, periodic due dilligence en event driven reviews. Die activiteiten nemen we over voor zowel voor natuurlijke personen als zakelijke klanten. Concreet ondersteunen we onder meer in de volgende modulaire activiteiten:

✓ Checken en complementeren datavelden in CRM
✓ Identificatie en verificatie
✓ EVA / VIS / SFH toets
✓ Verkrijgen publiekelijk beschikbare informatie
✓ Verkrijgen niet publiekelijk beschikbare informatie
✓ Inzicht en vastlegging van organisatiestructuur in organogram
✓ Beschrijving bedrijfsactiviteiten
✓ Beschrijving doel en aard van de relatie
✓ Vaststellen UBO’s en opvragen UBO verklaring
✓ Screening PEP’s
✓ Bad news screening
✓ Schrijven voorlopige conclusie
✓ Resultaten vastleggen in systemen

Let in uw CDD-trajecten in elk geval op..

Of je de CDD nu 'in eigen huis' doet of gaat doen, of gebruik maakt van een externe partner: het advies is een aantal zaken (het liefst vooraf) goed te borgen. Hieronder een aantal tips voor om een goede start of verbeterslag te maken:

1. Ga voor kwaliteit
Je denkt vast: logisch! Maar als de druk oploopt is kwaliteit vaak het eerste kind van de rekening. Investeer daarom vooraf in een gedegen, waterdicht en kwalitatief hoogwaardig kwaliteitssysteem. Denk bijvoorbeeld aan een apart monitoringteam voor dossier-checks. Monitor klantgesprekken en richt kort-cyclische verbeterprocessen in. En organiseer wekelijkse kalibratiesessies, in ieder geval totdat de belangrijkste operationele knelpunten zijn geadresseerd.

3. Voorkom anonieme silo’s
Grootschalige teams die op afstand data over de schutting gooien: dat werkt niet in CDD-trajecten. Zorg voor helder eigenaarschap (dossier-eindverantwoordelijkheid bij één persoon!), korte lijnen en creëer een open communicatiecultuur die is gebaseerd op goede feedback en voortdurende procesverbetering. Zorg verder voor een ondersteuningsteam met de juiste kennis, middelen en autorisatie, inclusief een teamleider die alle personele zaken geruisloos voor zijn rekening neemt.

4. Werk met een heldere SLA
Zorg voor goede rapportage op voortgang en kwaliteit. Maak eventueel afspraken over maatwerkrapportage op punten die voor je organisatie van belang zijn. En jawel, het is ook een goed plan om je teamleiders mee te nemen in performance metrics en doelstellingen voor de operatie die hij of zij dagelijks aanstuurt.

5. Beveiliging
Zorg voor de randvoorwaarden: beveiligde verbindingen, veilige én adequate koppelingen met systemen, non-disclose agreements en gescheiden (digitale en fysieke) werkruimtes.

Dus vanaf nu: Let’s Work Apart Together in CDD!