Blog   Proud Experts

6 tips voor het aansturen van thuiswerkende teams

Thuiswerken neemt in 2020 een grote vlucht. Maar ook vóór de coronacrisis werkte al meer dan een derde van de werkenden incidenteel of gewoonlijk thuis. Werken op afstand is een langjarige trend die niet snel zal keren. We bespreken de uitdagingen en delen een aantal tips voor managers en teamleiders om thuiswerkende teams effectief aan te sturen.

header image

Thuiswerken biedt een aantal duidelijke voordelen. Denk bijvoorbeeld aan minder files, reistijd en belasting voor het milieu. Veel werknemers waarderen het verder dat niet-plaatsgebonden werkzaamheden flexibeler kunnen worden gepland (en volgens velen ook efficiënter en met minder afleiding kunnen worden uitgevoerd) en dat ze meer tijd kunnen doorbrengen met hun familie.

Maar er kleven ook nadelen aan thuiswerken. Medewerkers voelen zich soms geïsoleerd, zelfs eenzaam. Op kantoor kan verder vaak sneller en soms ook efficiënter worden ‘geschakeld’. Ook kan een gezamenlijke locatie verbondenheid en betrokkenheid van medewerkers bevorderen en bijdragen aan het vestigen en in stand houden van de organisatiecultuur met bijbehorende gedeelde waarden.

Organisaties die medewerkers over een langere periode met succes thuis willen laten werken doen er daarom goed aan de potentiële negatieve effecten actief tegen te gaan. Hieronder delen we een zestal tips over hoe managers en teamleiders daaraan kunnen bijdragen.

1. Check dagelijks in bij individuele teamleden

Houd vast aan frequent één op één contact met je teamleden en maak het zo direct en persoonlijk mogelijk door gebruik te maken van video, bijvoorbeeld via Skype, MS Teams of Zoom. Om het maximale effect te bereiken van direct contact is het namelijk belangrijk dat je je teamleden kunt zien en dat ze jou kunnen zien. Gewoon bellen en whatsapp zijn natuurlijk ook onmisbaar in deze tijd, maar als je je beperkt tot deze middelen kan het gebeuren dat je bepaalde signalen niet oppikt of dat je medewerkers zich minder geroepen voelen zaken met je te delen, bijvoorbeeld over waar ze tegenaan lopen in hun werk.

Managers en teamleiders zijn verder soms geneigd om gesprekken op afstand praktisch in te steken, bijvoorbeeld door vooraf een lijstje te sturen van inhoudelijke punten die besproken moeten worden. We snappen dat concrete werkzaamheden prioriteit hebben en dat gesprekken efficiënt moeten worden ingestoken, zeker als je nog een groot aantal andere calls moet afwerken. Maar vergeet niet ook ruimte te maken voor het informele gedeelte van de gesprekken met je medewerkers. Vraag hoe het met ze gaat, waar ze tegenaan lopen en wat je voor ze kunt betekenen. Ze zullen het erg waarderen en het zal je belangrijke inzichten opleveren!

2. Houd teammeetings in stand

Digitale teammeetings (bijvoorbeeld via Zoom) verlopen vaak wat rommelig en worden soms geplaagd door technische problemen. Toch adviseren wij teamleiders en managers vast te houden aan deze virtuele bijeenkomsten. Neem de nodige chaos en vertraging voor lief en maak -net als in de één op één gesprekken- ruimte voor wat ongestructureerde interactie tussen teamleden. Bedenk dat je teamleden elkaar mogelijk minder makkelijk bellen als ze thuiswerken. De teammeeting is een effectief en belangrijk middel om de banden tussen teamleden onderling weer aan te halen. Zorg er kortom voor dat je teamleden niet alleen jou weten te vinden, maar ook elkaar!

3. Communiceer - meer dan je al deed

In een kantooromgeving kan gebrek aan communicatie al een probleem vormen. Maar wanneer werknemers voor het eerst op afstand werken, te maken hebben met nieuwe omstandigheden en mogelijk gewijzigde taken en doelen, is veelvuldige communicatie van het grootste belang. Houd naast de dagelijkse check-ins daarom actief contact om taken, verantwoordelijkheden en de gewenste resultaten met je team af te stemmen.

4. Focus op uitkomsten in plaats van activiteiten

Intensieve communicatie betekent niet dat je alle activiteiten tot in detail hoeft aan te sturen. Een best practice voor het verhogen van betrokkenheid en creëren van daadkrachtige en efficiënte teams is het sturen op resultaten in plaats van activiteiten, op output in plaats van input. Neem je team mee in de bedrijfsdoelstellingen en laat zien hoe ze eraan kunnen bijdragen die te verwezenlijken. Stel heldere en reële doelen en betrek je mensen bij het ontwikkelen van een plan van aanpak om ze te bereiken.

Dit zijn voorbeelden van stappen die je kunt zetten om eigenaarschap te bevorderen en de autonomie, het verantwoordelijkheidsgevoel, het vertrouwen en de daadkracht van je teamleden te vergroten. De laatste stap wordt door jouzelf gezet en bestaat uit het actief in contact blijven met je team, zónder alsnog alles op microniveau te gaan besturen! :)

5. Maak gebruik van technologie

Blijf constant werken aan het optimaliseren van de digitale infrastructuur die je team of teams helpen om beter te presteren en in verbinding te blijven met elkaar. Als mensen meer thuiswerken wordt meer gevraagd van het systeemlandschap, interne netwerken en de hardware die organisaties aan hun medewerkers verstrekken. Naast eigen systemen is het uiteraard aanbevolen gaten dicht te lopen met SaaS oplossingen als MS Teams, Zoom en Skype. Houd daarbij uiteraard rekening met vereisten op het vlak van informatiebeveiliging en compliance (Proud Experts gebruikt bijvoorbeeld alleen de geïntegreerde tooling van MS Teams binnen afgeschermde digitale projectruimtes).

Waar je ook voor kiest, flexibele oplossingen voor project-, kennismanagement en teamcommunicatie vormen voor veel organisaties inmiddels onmisbare instrumenten om teams op afstand te verbinden en motiveren.

6. Wees flexibel en invoelend

Tot slot adviseren we om je als managers of teamleider flexibel en invoelend op te stellen in deze uitzonderlijke en voor velen ronduit moeilijke periode. Wees je ervan bewust dat je mensen te maken hebben met uiteenlopende omstandigheden, bijvoorbeeld als het gaat om hun thuissituatie. Gefixeerde en rechtlijnige doelen en afspraken sluiten daar niet altijd bij aan en worden in dit uitzonderlijke jaar sowieso regelmatig door de actualiteit ingehaald. Bespreek individuele omstandigheden en zorgen van je teamleden, vraag naar waar ze tegenaanlopen, bekijk hoe je ze kunt helpen en wees flexibel en creatief in de oplossingen die je aandraagt. Alle succes!